Atendimento: registrar o que foi feito, com fotos e comanda

O que é

Atendimento é onde fica o histórico de verdade de uma visita: o que foi feito, orientações passadas ao cliente, fotos de antes/durante/depois, e — quando o seu salão usa Comandas — os itens e o pagamento daquela visita, tudo no mesmo lugar. É diferente da Comanda: a Comanda cuida do dinheiro, o Atendimento documenta a visita inteira, com ou sem cobrança.

Quando usar

• Você quer guardar fotos de antes e depois de Coloração, com data e hora certas.
• Você precisa anotar orientações passadas ao cliente (cuidados, retorno) para consultar depois, numa próxima visita.
• Você quer abrir o atendimento de um cliente que chegou sem hora marcada, sem precisar passar pela Agenda.

Antes de começar

Este artigo cobre a tela Atendimento. Se você não encontra esse menu, peça para o dono do salão habilitar o módulo para o seu tipo de negócio.

Se você não conseguir abrir, criar ou finalizar um atendimento, peça para o dono do salão liberar o seu acesso em Acessos → Perfis. Excluir um atendimento aberto por engano exige um nível de acesso maior que só ver e editar — se o botão não aparecer, é esse o motivo.

Passo a passo

Passo 1 — Abrir a tela de Atendimento

No menu, clique em Atendimento. A lista mostra os atendimentos em aberto por padrão — use os filtros de situação e profissional para ver finalizados ou cancelados. No celular, os filtros ficam guardados no botão de filtros (o ícone de controles deslizantes), ao lado da busca.

Também dá para chegar aqui direto de um horário marcado: na Agenda, abra o agendamento e clique em Iniciar atendimento — o cliente e o profissional já vêm preenchidos.

Passo 2 — Abrir um atendimento avulso

Clique em Novo atendimento. Busque o cliente já cadastrado, cadastre um novo ali mesmo (botão + ao lado do campo), ou digite só o nome para um atendimento sem cadastro. O profissional é opcional — deixe Definir depois se ainda não sabe. Clique em Abrir atendimento.

Se o cliente escolhido já tem um atendimento aberto hoje, a tela avisa e oferece Continuar o atendimento de hoje — ou Abrir outro atendimento, se for mesmo uma segunda visita.

Passo 3 — Registrar o que foi feito

Na aba Registro, escreva no campo Registro do atendimento o que foi feito, observações e orientações ao cliente. Não tem limite de tamanho.

Se o cliente for cadastrado, a aba também mostra:

• no topo, um alerta com as tags marcadas como importantes no cadastro dele (quando existirem);
• os números dele: Atendimentos, Total gasto, Saldo em aberto, Último atendimento e, com Comandas, Ticket médio;
• o próximo agendamento marcado, com os atalhos Editar agendamento e Novo agendamento (que levam para a Agenda);
• os botões Histórico e Compras, que abrem em tela cheia os atendimentos anteriores (com fotos e anamnese de cada visita) e as compras dele. Quem tem acesso às fichas de anamnese vê também Anamneses, entre os dois.

O ícone ao lado do nome, no topo, abre o Resumo do Cliente: quanto ele já gastou, o que está em aberto, os próximos agendamentos e a atividade recente, e as abas Agendamentos, Atendimentos, Anamneses, Compras, as fichas e o Cadastro do cliente, sem sair do atendimento. A ficha cadastral completa continua acessível por dentro do resumo, em Editar.

Se algum serviço lançado na comanda exige uma ficha de anamnese, aparece o cartão Anamnese do serviço: Preencher abre a ficha para o cliente preencher ali mesmo, e Ver mostra a ficha já preenchida hoje ou ainda válida. Os dois botões só aparecem para quem tem acesso às fichas de anamnese; sem ele, o cartão mostra apenas o nome da ficha.

Em Detalhes do atendimento você troca o profissional do atendimento e escreve uma Nota interna, que não sai em nenhum documento do cliente.

Passo 4 — Anexar fotos

Abra a seção Fotos e clique para adicionar uma foto em Antes, Durante, Depois ou Outro. A foto é enviada na hora — não tem botão de salvar separado.

As fotos ficam guardadas mesmo se você remover uma sem querer — a remoção só some da tela, o arquivo continua no histórico. Depois que o atendimento é finalizado, as fotos passam a ser só leitura.

Passo 5 — Lançar itens na comanda

Na aba Comanda, clique em Serviço/Produto para lançar o Coloração cobrado nessa visita. A comanda é criada sozinha no momento em que você lança o primeiro item — não precisa criá-la antes.

É a mesma comanda de sempre, editável normalmente — adicionar mais itens, trocar profissional por item — só que dentro da tela de Atendimento. O total aparece no rodapé, e o botão Pagar abre o recebimento do pagamento. Depois de paga, a comanda pode emitir a nota fiscal de serviço pelo botão Emitir nota fiscal do rodapé (empresas do Brasil): veja Nota fiscal de serviço (NFS-e).

Passo 6 — Finalizar o atendimento

Quando terminar, volte para a aba Registro e clique em Finalizar atendimento (no celular, só Finalizar). O sistema pede confirmação — e, se o campo de registro estiver vazio, pergunta Finalizar sem registro?. Depois de finalizado, o registro não pode mais ser editado diretamente — só corrigido com um adendo, em Adicionar adendo.

Se a comanda ainda tiver item lançado sem pagamento, a tela avisa e leva você para a aba Comanda — não dá para finalizar um atendimento com cobrança pendente.

O que acontece depois

• O registro vira somente leitura. Qualquer correção ou complemento depois disso entra como um adendo — um texto novo, com data e autor, que se soma ao registro original sem apagar nada.
• Se o atendimento veio de um agendamento e não tem comanda paga, o próprio agendamento passa para “Concluído” ao finalizar.
• Um “Salvar” único grava tudo o que foi alterado — registro, profissional, nota interna e o cabeçalho da comanda — não importa em qual aba você está. Ao clicar, aparece a mensagem Atendimento salvo com sucesso e o atendimento continua aberto na tela. Itens da comanda e fotos já são gravados na hora em que você os lança.
• Excluir (Excluir, no rodapé da aba Registro) um atendimento em aberto por engano não apaga o que já foi escrito; ele vira cancelado e o registro continua guardado, mas o agendamento e a comanda dele ficam livres para um atendimento novo.
• O atendimento finalizado mostra o Código de integridade abaixo do registro: é a prova de que o texto não foi alterado depois de finalizado.

Erros comuns e dúvidas

P: Qual a diferença entre Atendimento e Comanda? R: A Comanda cuida só do dinheiro — itens, preço, pagamento. O Atendimento documenta a visita inteira (registro, fotos, orientações), com ou sem cobrança. Um atendimento pode não ter comanda nenhuma; uma comanda pode existir sem passar pelo Atendimento.

P: Lancei uma comanda direto pela tela de Comandas, sem abrir atendimento. Ela aparece no histórico do cliente? R: Sim. Na aba Atendimentos do Resumo do Cliente, a comanda aparece junto dos atendimentos, na ordem da data, com a situação dela (aberta, paga, cancelada…) e, quando já foi paga, o número e a data da venda. Enquanto não foi paga, o card mostra Ainda não virou venda. Ela também entra na contagem do topo da aba (menos as canceladas). Os filtros Com fotos e de tipo de ficha mostram só atendimentos, porque uma comanda sozinha não tem fotos nem ficha. Se você não enxergar as comandas ali, peça para o dono do salão liberar o seu acesso às Comandas em Acessos → Perfis.

P: Preciso ter uma comanda para abrir um atendimento? R: Não — um atendimento pode existir só com registro e fotos, sem nenhum item cobrado. A aba Comanda só aparece se o seu salão usa esse módulo.

P: Posso corrigir o registro depois de finalizar o atendimento? R: Não editando o texto original — ele fica travado. Use um adendo: o texto novo entra com data e autor, sem apagar o que já estava escrito. É assim de propósito, para o histórico nunca ser reescrito.

P: Cliquei em Salvar. Como sei que gravou? R: Aparece a mensagem Atendimento salvo com sucesso e o atendimento continua aberto, com o que você escreveu. Não precisa sair da tela para conferir. Se algo não puder ser gravado, aparece uma mensagem de erro em vermelho no lugar, e a tela continua com o seu texto para você tentar de novo.

P: As fotos que eu tirei ficam salvas mesmo se eu remover sem querer? R: Sim — remover uma foto só tira ela da tela; o arquivo continua guardado no histórico do sistema, mesmo sem aparecer mais.

P: Dá para abrir um atendimento para um cliente que chegou sem hora marcada? R: Dá — clique em Novo atendimento na própria tela de Atendimento, sem precisar passar pela Agenda.

P: Por que não consigo excluir um atendimento? R: Ou porque ele já foi finalizado (só dá para excluir um atendimento em aberto), ou porque o seu acesso não inclui essa permissão — peça para o dono do salão liberar em Acessos → Perfis.

P: O que acontece com a comanda se eu excluir o atendimento? R: Se a comanda foi criada pelo próprio atendimento, ela é cancelada junto — a menos que já tenha pagamento lançado, caso em que o sistema pede para regularizar a comanda primeiro. Se a comanda já existia antes (aberta pela recepção), ela continua existindo normalmente, só perde o vínculo com esse atendimento.

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