Nota fiscal de serviço (NFS-e): emitir a nota de uma comanda fechada

O que é

A nota fiscal de serviço (NFS-e) é o documento fiscal que o seu salão emite para o cliente pelo serviço prestado. No sistema, você emite a nota direto da comanda, depois que ela foi fechada (paga): o cliente, os serviços e o valor saem da própria comanda, e a nota vai para a prefeitura pelo padrão nacional da NFS-e.

A emissão existe só para empresas do Brasil.

Quando usar

O cliente pagou um Coloração e pediu a nota fiscal: você abre a comanda fechada e emite.
A contabilidade pediu as notas do mês: você confere tudo no relatório Notas Fiscais Emitidas.
Uma comanda tem Coloração e um Shampoo hidratante: a nota sai só com o serviço, sem você precisar tirar o produto à mão.

Antes de começar

A emissão precisa ser configurada uma vez, por quem cuida da empresa no sistema (veja o Passo 1). Você vai precisar do certificado digital A1 da empresa (arquivo .pfx ou .p12 e a senha), da inscrição municipal e do código IBGE do município. Os códigos fiscais e a alíquota de cada serviço vêm da aba Impostos do cadastro do serviço. Na dúvida sobre quais usar, confirme com a sua contabilidade.

Se o botão Emitir nota fiscal não aparece na comanda, peça para o dono do salão liberar o seu acesso às Notas Fiscais Emitidas em Acessos → Perfis.

Passo a passo

Passo 1 — Configurar a emissão (uma vez só)

Em Configurações → Empresa, abra a seção Nota Fiscal de Serviço (NFS-e). Envie o Certificado digital A1 com a Senha do certificado, preencha a Inscrição municipal e o Código IBGE do município, e escolha o Ambiente de emissão: Homologação serve para testar, sem valor fiscal, e Produção emite notas de verdade. Clique em Testar configuração e, se tudo estiver certo, ligue a Emissão de NFS-e nesta empresa e salve.

Seção Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) da tela Empresa, com o certificado enviado e a emissão ativada

O artigo Empresa explica o resto da tela.

Passo 2 — Ver por que o botão está desativado

Abra a comanda. O botão Emitir nota fiscal fica no rodapé (no celular, no menu ⋮). Enquanto a nota não pode ser emitida, ele aparece desativado e a comanda mostra o motivo, em Nota fiscal de serviço: no computador, logo acima do rodapé; no celular, no fim da comanda, depois dos totais:

a emissão de NFS-e ainda não foi configurada e ativada (Passo 1);
a comanda ainda não foi fechada (paga);
a comanda foi cancelada, não tem nenhum serviço, ou o valor dos serviços é zero.

Comanda aberta com o botão Emitir nota fiscal desativado e o motivo escrito acima do rodapé

Passo 3 — Emitir a nota da comanda fechada

Quando o último pagamento é lançado, a comanda fecha sozinha. Para emitir a nota, abra a tela Comandas, mude o filtro de situação para Fechada e abra a comanda. Clique em Emitir nota fiscal. A janela mostra:

o Cliente da comanda. Se o cliente não tem cadastro, a nota sai sem tomador (consumidor não identificado);
o Valor dos serviços e a lista de Serviços. Produtos ficam de fora;
a Descrição do serviço, que sai impressa na nota e pode ser editada;
a Competência, o mês em que o serviço foi prestado. Ela vem da data da venda da comanda.

Confira e clique em Emitir NFS-e.

A mensagem que aparece depois do clique diz se a nota foi autorizada pela prefeitura, se ficou aguardando emissão ou se foi recusada, com o motivo.

Passo 4 — Baixar a nota ou mandar ao cliente

Depois de emitida, o botão da comanda vira Ver nota fiscal. Ele abre a nota com os botões para baixar o PDF (DANFSe) e o XML, e para Enviar por e-mail ou Enviar por WhatsApp (este último só quando o WhatsApp do salão está conectado). Os botões de envio aparecem para quem pode emitir notas; quem só consulta notas apenas baixa. O PDF e o XML vão juntos; o XML é o documento fiscal válido.

O que acontece depois

A nota aparece no relatório Notas Fiscais Emitidas, com a origem Comanda. É lá que você acompanha a situação, cancela ou reprocessa uma nota.
Cada comanda tem no máximo uma nota válida. Se a nota for recusada pela prefeitura ou cancelada, a comanda pode receber uma nota nova.
Fechar a comanda não emite a nota sozinha: a emissão é sempre pelo botão.

Erros comuns e dúvidas

P: Por que o botão Emitir nota fiscal está desativado? R: O motivo aparece escrito na comanda (no computador, logo acima do rodapé; no celular, no fim da comanda). Normalmente é a emissão de NFS-e que ainda não foi configurada e ativada em Configurações → Empresa, ou a comanda que ainda não foi fechada (paga). Comanda cancelada, ou sem nenhum serviço, também não gera nota.

P: Os produtos da comanda entram na nota? R: Não. A nota fiscal de serviço declara só serviços. Um Shampoo hidratante vendido na mesma comanda fica fora da nota.

P: Por que o valor da nota é menor que o total da comanda? R: A nota leva só o preço dos serviços. Produtos e impostos somados ao total ficam de fora. Se a comanda teve um desconto geral, ele é dividido entre serviços e produtos pela proporção de cada um, e a nota leva a parte dos serviços. Exemplo: R$ 300 de serviço, R$ 100 de produto e R$ 40 de desconto geram uma nota de R$ 270.

P: O cliente não tem cadastro. A nota sai com o nome dele? R: Não. Sem cadastro, a nota sai sem tomador (consumidor não identificado), mesmo que o nome tenha sido digitado na comanda. Para a nota sair no nome do cliente, cadastre-o e escolha-o na comanda antes de receber o pagamento: depois de fechada, a comanda não muda mais.

P: A prefeitura recusou a nota. O que faço? R: A mensagem da prefeitura aparece na tela e no relatório, na coluna Motivo da pendência. Um caso comum é uma comanda com serviços de códigos fiscais diferentes: confira a aba Impostos do cadastro de cada serviço. Depois de corrigir, reprocesse a nota pelo relatório, ou emita de novo pela comanda.

P: Cliquei duas vezes em Emitir NFS-e. Saíram duas notas? R: Não. Cada comanda tem no máximo uma nota válida; a segunda tentativa avisa que a comanda já tem nota fiscal.

P: Posso emitir uma nota de teste? R: Pode. Com o Ambiente de emissão em Homologação, as notas vão para o ambiente de testes, sem valor fiscal. Troque para Produção quando for emitir de verdade.