Conversar com a Heya pelo WhatsApp e pelo Telegram

O que é

A Heya, a assistente da Kavelo, também atende fora do sistema: pelo WhatsApp e pelo Telegram. Depois de ligar o seu WhatsApp ou o seu Telegram ao seu usuário na tela Perfil, você pergunta pelo celular o mesmo que perguntaria no chat da tela — quanto vendeu, quem está agendado hoje, como fazer algo no sistema — e ela responde com as mesmas permissões que você tem no salão.

Quando usar

Você está fora do salão e quer saber, pelo celular, quanto vendeu hoje ou como está a agenda de amanhã, sem abrir o sistema.
Um cliente pediu para remarcar e você quer conferir os horários livres rapidinho pela conversa.
Você quer lançar uma despesa ou cadastrar algo simples ditando por áudio, e confirmar com um toque.

Antes de começar

O atendimento da Heya pelo WhatsApp e pelo Telegram precisa estar ligado na plataforma: o WhatsApp depende do número da Heya estar conectado, e o Telegram, do bot da Heya estar configurado. Enquanto o WhatsApp não estiver ligado, a tela Perfil mostra “A validação pelo WhatsApp não está disponível no momento.”; enquanto o Telegram não estiver, a parte do Telegram nem aparece.
O chat da Heya precisa estar habilitado para o seu salão. A Heya só responde sobre as empresas em que você tem acesso ativo.
Para o WhatsApp: o número cadastrado no Perfil precisa ser o do WhatsApp que você vai usar.
Para o Telegram: ter o aplicativo do Telegram instalado no celular ou no computador.

Passo a passo

Passo 1 — Abrir a tela Perfil

Clique no ícone do seu usuário, no canto superior direito da tela, e depois em Perfil. O seu WhatsApp e o seu Telegram ficam no grupo Heya, lado a lado (no celular, um embaixo do outro). Com um número preenchido, o WhatsApp mostra se ele está Validado ou Não validado.

Passo 2 — Validar o WhatsApp

No campo do WhatsApp, confira o seu número e clique em Validar. A tela mostra uma mensagem com um código. Toque em Abrir no WhatsApp: a conversa com a Heya abre com o texto pronto — é só enviar. Assim que a mensagem chega, o número aparece como Validado e a Heya responde com as boas-vindas. O código só vale se for enviado do próprio número informado.

Passo 3 — Vincular o Telegram

No grupo Heya, na parte do Telegram, clique em Vincular Telegram. Toque em Abrir no Telegram (ou leia o QR code com o celular) e, na conversa que abrir, toque em Iniciar. O link vale por 10 minutos e só pode ser usado uma vez.

Passo 4 — Confirmar o vínculo no Perfil

Volte à tela Perfil: ela mostra a conta do Telegram que tocou em Iniciar, com o @usuário e o nome. Se foi você, clique em Confirmar. Se não reconhece a conta, clique em Não sou eu e gere um novo link em Gerar novo link. O vínculo só passa a valer depois de confirmado aqui, com você logado — quem fotografar o QR code não consegue usar o seu acesso.

Passo 5 — Conversar com a Heya

Mande a sua pergunta pelo WhatsApp ou pelo Telegram, por texto, áudio de até 2 minutos ou foto. Se você tem acesso a mais de uma empresa, a Heya pergunta com qual quer falar — no Telegram, toque no botão da empresa. A empresa escolhida fica fixa até você pedir para trocar:

empresas (no Telegram, /empresas): mostra a lista para trocar de empresa;
qual empresa (/qual): mostra em qual empresa a conversa está;
nova conversa (/nova): recomeça a conversa do zero;
ajuda (/ajuda): mostra a lista de comandos.

Quando a Heya vai gravar algo, como lançar uma despesa, ela mostra um resumo e espera a sua confirmação. No Telegram, toque em Confirmar ou Cancelar; no WhatsApp, responda SIM ou NÃO. No Telegram, o toque é respondido na hora: aparece no topo da tela “Confirmado. Só um instante…” (ou “Cancelado.”) e os botões somem do resumo. O resultado chega logo depois, numa mensagem.

O resumo mostra só o que vai mudar, com o valor de antes e o novo (por exemplo, R$ 80,00 → R$ 120,00). A Heya deve alterar apenas o que você pediu. Se ela preencher um campo que estava vazio e que você não citou, como a descrição, a cor ou a foto, o sistema mantém esse campo vazio e ele não entra no resumo. Confira sempre o resumo antes de confirmar.

Quando o pedido vale para vários registros de uma vez, como “aumente 50% o preço de venda dos produtos do grupo carro”, a Heya mostra um resumo único e pede a confirmação uma vez só. Até 20 registros, o resumo lista cada um pelo nome, com o que muda. Acima disso (ou quando a lista ficaria longa demais), ele mostra a quantidade de registros e o que muda em todos.

Para trocar a foto de um produto, serviço ou grupo de produtos, mande a imagem na conversa e diga onde ela vai, por exemplo “coloque esta foto no Botox capilar”. Vale a imagem enviada como foto ou como arquivo, em JPG, PNG ou WEBP de até 10 MB. No resumo, a foto aparece como “Imagem enviada na conversa”. A imagem só é enviada ao sistema depois que você confirma, com o mesmo tratamento da tela do produto: se a empresa usa Remover fundo por padrão marcada, o fundo é removido. A Heya guarda as 5 últimas imagens da conversa por até 1 hora sem uso; depois disso, mande a imagem de novo. Numa listagem com foto, como “produtos com nome, preço e foto”, a tabela mostra a foto de cada item no lugar do link; o item cuja foto não abre aparece com um quadro cinza.

Peça também o PDF de um relatório, como “PDF das vendas de setembro” ou “PDF da comissão deste mês”. A Heya responde que está gerando e, em instantes, o arquivo chega na mesma conversa, como documento, com o nome do relatório e o período. Ela gera só os relatórios que o seu perfil acessa. Se não houver registros no período, ela avisa em vez de mandar um arquivo vazio.

Passo 6 — Desvincular, quando quiser

Na tela Perfil, clique em Desvincular na parte do Telegram, no grupo Heya, e confirme. A Heya deixa de responder por lá na hora. Para o WhatsApp, apague ou troque o número no Perfil e salve.

O que acontece depois

A Heya responde só sobre as empresas em que você tem acesso ativo, e só faz o que o seu perfil de acesso permite. Gravar algo sempre passa pela sua confirmação.
Na primeira vez que você usa a Heya por um desses canais numa empresa, chega um e-mail de aviso de segurança. Ao vincular um Telegram, também chega um e-mail dizendo qual conta foi vinculada.
As conversas pelo WhatsApp e pelo Telegram também aparecem no chat da tela (e no Modo Heya), junto com as da tela, cada uma com o selo do canal — na empresa em que aconteceram. Mesmo assim, cada canal tem a sua conversa: um resumo aberto no WhatsApp ou no Telegram se confirma lá (na tela ele mostra “Responda pelo WhatsApp.” ou “Responda pelo Telegram.”), e a Heya não mistura o que foi dito num canal com o que foi dito no outro. As respostas desses canais não têm joinha na tela.
O vínculo do Telegram não vence por tempo. Ele é desfeito quando você desvincula no Perfil, bloqueia o bot no Telegram ou perde o acesso a todas as empresas. A validação do WhatsApp vence depois de 90 dias sem uso — aí é só validar de novo.

Erros comuns e dúvidas

P: Não aparece a opção de Telegram (ou aparece que a validação pelo WhatsApp não está disponível). Por quê? R: O atendimento por aquele canal não está ligado na plataforma do seu acesso: o Telegram precisa do bot da Heya configurado, e o WhatsApp, do número da Heya conectado. Assim que estiver disponível, a opção aparece no Perfil sozinha.

P: Toquei em Iniciar no Telegram, mas a Heya diz que falta confirmar. O que faço? R: Volte à tela Perfil e clique em Confirmar. O vínculo só vale depois dessa confirmação, feita com você logado no sistema.

P: A tela diz que o link foi usado por mais de uma conta do Telegram. É perigoso? R: Significa que alguém usou o seu link antes ou junto com você — por exemplo, alguém que fotografou o QR code. Por segurança, a confirmação fica bloqueada. Clique em Gerar novo link e faça o vínculo de novo, sem mostrar o QR code a ninguém.

P: Disseram que meu Telegram já está vinculado a outro usuário. Como resolvo? R: Uma conta do Telegram só pode estar ligada a um usuário do sistema. Desvincule-a no Perfil do outro usuário e depois vincule no seu.

P: Como mudo a empresa com que a Heya está falando? R: Envie empresas (no Telegram, /empresas) e escolha a empresa na lista. Uma ação que estava esperando confirmação é cancelada na troca, para nada ser gravado na empresa errada.

P: Toquei em Confirmar num resumo antigo e a Heya disse que não vale mais. R: Cada confirmação vale só para a ação que está esperando naquele momento. Peça de novo o que precisa e confirme no resumo novo.

P: Pedi para mudar o preço de vários produtos. Preciso confirmar um por um? R: Não. A Heya junta tudo num resumo só, com a quantidade de produtos e o que muda em cada um, e um único Confirmar grava todos. Se você cancelar, nenhum é alterado.

P: Pedi para mudar só o preço. A Heya pode alterar outro campo junto? R: Ela deve alterar só o que você pediu. Um campo de texto que estava vazio e que você não citou (descrição, cor, foto) fica vazio mesmo que a Heya tente preenchê-lo, e não aparece no resumo. Do mesmo jeito, um campo preenchido só é apagado ou zerado quando você pede isso com todas as letras, como “apague a descrição” ou “zere o custo”: citar o nome do campo, como em “liste nome, preço e foto”, não basta. Todo campo que vai mudar aparece no resumo, com o valor de antes e o novo: se aparecer algo que você não pediu, toque em Cancelar.

P: Mandei uma imagem e pedi para colocar num cadastro, mas a Heya disse que não consegue. Por quê? R: Pela conversa, a imagem pode virar foto só de produto, serviço ou grupo de produtos. Foto de cliente, colaborador ou grupo de opções continua sendo enviada pela tela do cadastro. Confira também o arquivo: precisa ser JPG, PNG ou WEBP de até 10 MB. Se a imagem foi enviada há mais de 1 hora, ou se depois dela você mandou outras 5, mande-a de novo.

P: Toquei em Confirmar duas vezes. A Heya vai gravar duas vezes? R: Não. Vale só o primeiro toque; no segundo, o Telegram mostra “Já recebi a sua resposta. Só um instante…” e nada mais é gravado.

P: Pedi o PDF de um relatório e o arquivo não chegou. O que faço? R: O arquivo leva alguns segundos (mais em períodos grandes) e chega numa mensagem própria. Se a geração falhar, chega um aviso no lugar do arquivo — peça de novo à Heya.

P: Se eu desvincular o Telegram, perco alguma coisa no sistema? R: Não. Você só deixa de conversar com a Heya por lá. Pode vincular de novo quando quiser, pelo mesmo botão Vincular Telegram.