Lista de Espera: avisar o cliente sozinho quando abrir uma vaga

O que é

A Lista de Espera é para quando o cliente quer um horário que não tem vaga agora. Você anota o que ele procura — Coloração, profissional de preferência, dias e horários que servem — e o próprio sistema fica de olho na agenda. Assim que abre uma vaga compatível (alguém cancelou, um horário novo liberou), ele segura o horário e manda um link de confirmação para o cliente por WhatsApp ou e-mail, sozinho, sem você precisar checar a agenda toda hora.

Quando usar

• O cliente queria Manicure essa semana, mas a agenda do profissional está cheia.
• Alguém cancelou um agendamento de última hora e você quer que a vaga não fique parada — em vez de ligar para uma lista de gente, deixa o sistema avisar quem está esperando.
• O cliente não tem preferência de profissional nem de dia — só quer o primeiro horário que aparecer.

Antes de começar

Este artigo cobre a Lista de Espera. Se você não vê esse botão na tela de Agendamento, peça para o dono do salão habilitar o módulo para o seu tipo de negócio.

Se você não conseguir ver a lista de espera, ou adicionar, editar ou remover alguém dela, peça para o dono do salão liberar o seu acesso à Lista de Espera em Acessos → Perfis. Com acesso só de consulta, dá para ver a fila, mas não mexer nela.

O convite da vaga só chega se o cliente tiver telefone ou e-mail cadastrado — sem nenhum dos dois, ele fica na fila mas nunca é avisado.

Passo a passo

Passo 1 — Abrir a Lista de Espera

Na tela de Agendamento, clique em Lista de Espera (o número ao lado do botão mostra quantas pessoas estão na fila), ou abra o menu Lista de Espera. A tela mostra todas as entradas, com o status de cada uma. Use a busca para achar um cliente pelo nome e o filtro de status (Na fila, Aguardando confirmação, Agendado ou Cancelado) para ver só uma parte da fila.

Passo 2 — Escolher o cliente e o serviço

Clique em Adicionar à lista. Busque o cliente já cadastrado ou cadastre um novo ali mesmo, no botão + ao lado do campo, e escolha o Coloração em Adicionar serviço (dá para incluir mais de um serviço). Em Profissional, deixe Qualquer profissional ou escolha o profissional de preferência.

Só aparecem serviços com duração cadastrada — mesma exigência do Encaixe Rápido, pelo mesmo motivo: é a duração que o sistema usa para saber se a vaga serve.

Passo 3 — Dizer quando o cliente pode vir

Em Quando o cliente pode vir, tudo é opcional e combinável: marque os Dias da semana, um ou mais Turnos (manhã, almoço, tarde ou noite), uma faixa de horário em A partir das e Até as, e/ou uma data em Ou uma data específica. Em Observações, anote o que mais o cliente pediu. Sem marcar nada, vale a primeira vaga que aparecer. Clique em Salvar para colocar o cliente na fila.

Marcando uma data específica, os dias da semana marcados deixam de valer — a tela avisa quando isso acontece.

Passo 4 — Ver a entrada na fila

Depois de salvar, a entrada aparece na lista com o status Na fila, mostrando o cliente, o serviço, as preferências e o profissional escolhido (ou Qualquer profissional).

A entrada mostra um aviso quando não vai receber convite, e continua na fila mesmo assim: o cliente não tem telefone nem e-mail utilizável; um dos serviços dela deixou de estar disponível para agendamento (desativado, excluído ou sem duração) — edite a entrada e escolha o serviço de novo; ou a data específica escolhida já passou — edite a data.

Quando o sistema já segurou uma vaga para o cliente, a entrada mostra a Vaga segurada e quando ela expira.

Passo 5 — Editar, tirar da fila ou excluir

Use os ícones da entrada: o lápis edita (o que muda qualquer preferência já preenchida), a proibição Tirar da fila (o cliente desistiu) cancela mas mantém o histórico, e a lixeira Excluir apaga a entrada de vez (o sistema pede confirmação antes). Uma entrada que já virou Agendado não tem mais o lápis, e só quem está Na fila ou Aguardando confirmação pode ser tirado da fila.

Editar uma entrada — mesmo uma que já foi cancelada — volta o status dela para Na fila e recomeça a busca por vaga do zero.

O que acontece depois

• O sistema vigia a agenda e, quando encontra um horário compatível com o que o cliente pediu, segura esse horário na hora — ele some da grade para qualquer outro agendamento, inclusive do Encaixe Rápido e da página pública de agendamento — e manda o link de confirmação por WhatsApp ou e-mail. O status da entrada muda sozinho para Aguardando confirmação.
• O cliente tem um tempo limitado para confirmar pelo link (até uma hora, ou até a hora do próprio horário, o que vier primeiro). Confirmando, o agendamento é criado de verdade e o status vira Agendado. Recusando, ou se o tempo passar sem resposta, o horário volta para a agenda liberado, e a entrada volta sozinha para Na fila, pronta para outra vaga.
• Ninguém marca um agendamento por ela mesma — a criação só acontece quando o cliente confirma pelo link. É proposital: agendar sem confirmação transformaria qualquer mensagem não lida numa falta.
• Uma vaga segurada para alguém da lista de espera aparece na grade da Agenda como um bloco diferente (tracejado), só para avisar a equipe que aquele horário está reservado — não dá para editar esse bloco direto na grade.

Erros comuns e dúvidas

P: O sistema avisa o cliente sozinho quando abre uma vaga, ou preciso ligar para ele? R: Sozinho — o sistema manda o convite por WhatsApp ou e-mail automaticamente assim que encontra um horário compatível. Você só precisa cadastrar a entrada certa (Passo 2 e 3).

P: Quanto tempo demora para o sistema achar uma vaga? R: O sistema confere a agenda a cada poucos minutos. Não é instantâneo, mas também não depende de ninguém clicar em nada — funciona sozinho o tempo todo, inclusive fora do horário de expediente.

P: Posso marcar o agendamento eu mesmo para quem está na lista de espera, sem esperar o convite? R: Não direto por aqui — quem confirma é sempre o cliente, pelo link que ele recebe. Se preferir marcar você mesmo agora, use o Novo agendamento ou o Encaixe Rápido e depois tire essa entrada da lista de espera.

P: O que acontece se o cliente não responder ao convite da vaga? R: Depois de um tempo sem resposta, o horário volta para a agenda liberado — outra pessoa pode pegá-lo, inclusive alguém que ainda nem sabia que existia — e a entrada volta sozinha para Na fila, esperando a próxima vaga compatível.

P: Por que uma entrada fica parada em “Na fila” sem nunca receber convite? R: Três causas comuns, e a tela mostra um aviso na própria entrada em cada uma: o cliente não tem telefone nem e-mail cadastrado; um dos serviços da entrada não está mais disponível para agendamento (edite a entrada e escolha o serviço de novo); ou a data específica marcada já passou (edite a data para a entrada voltar a receber ofertas).

P: Dá para colocar mais de um cliente esperando o mesmo tipo de vaga? R: Dá, sem limite. Quando abre uma vaga, o sistema respeita a ordem de quem entrou primeiro na fila entre os que combinam com aquele horário.

P: Preciso saber o serviço exato que o cliente vai fazer para colocar ele na lista? R: Sim, pelo menos um serviço — é ele que diz ao sistema quanto tempo a vaga precisa ter livre para servir.

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